Bảy giờ sáng ở một xưởng khuôn thuộc khu công nghiệp phía bắc, anh Huy, trưởng phòng công nghệ khuôn của một công ty nhựa kỹ thuật chuyên làm phụ kiện nội thất ô tô, đứng trước khối thép nặng gần một tấn vừa được đưa ra khỏi máy phay CNC sau ba ngày chạy liên tục. Đó là lõi chính của bộ khuôn ép tay nắm cửa cho một mẫu xe sắp ra mắt, chi tiết đắt nhất và mất thời gian nhất trong cả bộ khuôn. Anh đưa tay chạm vào bề mặt vừa mài bóng, thấy nó lạnh và mượt như đá cẩm thạch, và nghĩ bụng còn hai tuần nữa là xong. Chúng tôi xin phép đổi tên anh, như mọi nhân vật trong kênh này.
Điện thoại reo lúc tám giờ. Đầu dây là chị Vy, kỹ sư thiết kế sản phẩm, giọng gấp gáp: bên thử nghiệm vừa ép mẫu bằng máy in ba chiều để kiểm ứng suất, phát hiện góc bo ở chân tay nắm quá gắt, chịu lực kém, có nguy cơ nứt sau vài nghìn lần đóng mở cửa. Chị đã chỉnh góc bo từ nửa milimét lên một milimét rưỡi, gửi bản vẽ mới ngay trong sáng đó, kèm lời xin lỗi vì đổi hơi trễ.
Anh Huy nghe xong, đặt điện thoại xuống bàn, nhìn khối thép vừa mài xong. Đường bo mà chị Vy vừa đổi nằm ngay giữa lõi chính, chỗ khó gia công nhất, chỗ anh vừa mất ba ngày máy để đạt độ bóng gương. Sửa lại nghĩa là hàn đắp thép vào đúng chỗ vừa mài, rồi phay lại, rồi đánh bóng lại, một quy trình mất thêm gần ba tuần và tốn một khoản tiền dao cụ không nhỏ. Nếu bản vẽ mới đến sớm hơn mười ngày, khi lõi còn ở dạng phôi thô, việc chỉnh chỉ mất nửa ngày.
Chuyện bắt đầu từ sáu tuần trước, trong cuộc họp khởi động dự án. Đơn hàng có tổng thời gian tám tuần từ lúc chốt kiểu dáng đến lúc giao mẫu chào hàng, ngắn hơn thông lệ của công ty gần một phần ba. Anh Bình, phó giám đốc kỹ thuật, đưa ra một quyết định nghe rất hợp lý trên giấy: cho đội thiết kế sản phẩm và đội thiết kế khuôn chạy cùng lúc thay vì chờ nhau, để rút ngắn tiến độ. Thiết kế sản phẩm làm mẫu ba chiều và gửi từng phần bản vẽ ngay khi xong, khuôn nhận đến đâu làm đến đó. Trên bảng tiến độ treo tường, hai thanh việc nằm song song, kết thúc cùng một ngày, nhìn rất đẹp.
Không ai trong phòng họp hôm đó phản đối, kể cả anh Huy. Anh nhớ lại, sau này anh mới thấy cái sai không nằm ở chỗ muốn nhanh, ai cũng muốn nhanh, mà nằm ở chỗ không ai hỏi một câu đơn giản: hai việc này có thật sự tách rời được không. Thiết kế một chi tiết nhựa ép và thiết kế khuôn để ép ra chi tiết đó không phải hai việc đứng cạnh nhau như hai gian hàng trong chợ. Chúng dính vào nhau hai chiều. Mẫu đổi một nét, khuôn phải đổi theo. Khuôn phát hiện một chỗ không ép được, mẫu phải sửa lại để vừa với khuôn. Cặp việc như vậy, càng chạy song song không kiểm soát thì càng dễ vấp phải đúng cái cảnh anh Huy đang đứng nhìn sáng hôm ấy: một bên đang đổi, một bên đã cắt xong phần đắt nhất.
Ba tuần đầu, mọi việc suôn sẻ đến mức càng khiến người ta tin song song là đúng. Khuôn bắt đầu bằng những phần ít rủi ro, khung đế, hệ thống làm mát, trong khi thiết kế sản phẩm vẫn đang chỉnh phần bề mặt và các đường gân trang trí, những phần chưa đụng đến khuôn lõi. Nhưng đến tuần thứ tư, khi khuôn phải bắt tay vào lõi chính, đúng là lúc bên thiết kế sản phẩm mới nhận được kết quả thử ứng suất, thứ chỉ có được sau khi mẫu in ba chiều xong và đem đi kiểm. Hai việc tưởng chạy song song hoá ra có một điểm phải gặp nhau, và điểm gặp ấy rơi đúng vào chỗ đắt nhất.
Cuộc họp khẩn chiều hôm đó không ai đổ lỗi cho ai, nhưng không khí căng. Chi phí hàn đắp và gia công lại lõi ước chừng một trăm hai mươi triệu đồng, còn thời gian mất thêm gần ba tuần, đủ để nuốt hết phần rút ngắn mà quyết định chạy song song từng hứa hẹn đem lại. Anh Bình hỏi thẳng: vậy từ giờ có nên bỏ hẳn cách làm song song, quay về làm tuần tự cho chắc? Anh Huy lắc đầu. Anh nói làm tuần tự thì lại chậm như cũ, cái công ty cần không phải bỏ song song, mà là biết việc nào song song được, việc nào không.
Sau dự án đó, phòng công nghệ của anh Huy dựng lại cách xếp lịch cho mọi dự án khuôn. Trước khi lên kế hoạch, mỗi cặp việc trong chuỗi phát triển được xếp vào một trong ba loại. Loại nối tiếp, việc sau chỉ bắt đầu khi việc trước xong hẳn, như đóng khuôn rồi mới chạy thử. Loại song song thật sự, hai việc độc lập, đổi bên này không ảnh hưởng bên kia, ví dụ thiết kế bao bì và thiết kế khuôn có thể làm cùng lúc vô tư. Và loại thứ ba, loại khó nhận ra nhất, gọi là cặp sóng đôi: hai việc chạy cùng lúc nhưng dính nhau hai chiều, như mẫu sản phẩm và khuôn ép nó.
Với cặp sóng đôi, luật mới của phòng anh Huy chỉ có hai điều. Điều một, phải định trước một mốc đồng bộ, một buổi ngồi lại giữa hai đội đúng vào lúc thiết kế sản phẩm đạt một độ chín nhất định, thường là sau khi có kết quả thử nghiệm sơ bộ, chứ không phải chờ đến lúc thiết kế xong hẳn. Điều hai, sau mốc đồng bộ ấy, khuôn chỉ được phép bắt đầu gia công phần đắt nhất, phần lõi chính, khi thiết kế của đúng chi tiết ấy đã khoá, nghĩa là mọi thay đổi sau đó phải qua một cuộc xét duyệt riêng chứ không được sửa tự do như giai đoạn đầu.
Ở dự án tay nắm cửa tiếp theo cho một mẫu xe khác, phòng anh Huy áp đúng luật này. Lõi chính chỉ được đưa lên máy phay sau khi thiết kế sản phẩm đã qua thử ứng suất và khoá bản vẽ, trong khi các phần ít rủi ro của khuôn vẫn chạy song song ngay từ đầu như trước. Tổng thời gian dự án không ngắn hơn cách làm song song vô tội vạ của lần trước, nhưng nó không bị vấp lần nào, và với anh Huy, một tiến độ chậm hơn một chút mà đi thẳng còn hơn một tiến độ nhìn nhanh trên giấy mà giữa chừng phải quay lại từ đầu.
Bây giờ, trên tường phòng công nghệ khuôn, cạnh bảng tiến độ, có thêm một tấm bảng nhỏ chỉ ghi ba chữ: nối tiếp, song song, sóng đôi, và một cột trống để đội tự điền tên cặp việc vào đúng ô trước khi bắt đầu bất cứ dự án nào. Anh Huy bảo tấm bảng ấy rẻ hơn bất cứ khối thép nào từng phải hàn đắp lại.
Câu chuyện của anh Huy dừng ở đây. Còn một câu hỏi thì xin gửi lại anh chị: trong những việc đang chạy cùng lúc ở nhà mình, có cặp nào mình vẫn tưởng là độc lập, mà thật ra đang dính nhau hai chiều, chỉ chưa ai chỉ ra?