Chiều thứ Sáu, phòng kỹ thuật của một xưởng làm đèn LED chiếu sáng dán năm bản vẽ lên tường. Năm phương án cho một bộ đèn pha mới. Cả nhóm đứng nhìn, bàn tán chừng hai mươi phút. Rồi giám đốc đi ngang, ghé vào, chỉ tay vào bản ở giữa và bảo cái này nhìn được đấy, gọn, làm cái này. Mọi người gật. Cuộc họp tan trong mười lăm phút.
Chúng tôi xin phép giấu tên công ty này, như mọi nhân vật trong kênh. Ba tuần sau, khi đã vẽ chi tiết gần xong, một anh kỹ sư mới phát hiện ra bộ vỏ gọn ấy không đủ diện tích tản nhiệt cho công suất đèn mà phòng kinh doanh đã hứa với khách. Sửa thì phải phình vỏ. Phình vỏ thì hỏng cái gọn, đúng thứ mà giám đốc đã thích. Nhóm quay lại tường, gỡ bản vẽ cũ xuống, và nhận ra trong bốn phương án bị loại có hai cái đã tính chuyện tản nhiệt tử tế ngay từ đầu.
Chuyện này xảy ra ở khúc mà dân thiết kế gọi là làm và chọn concept. Nó nằm sau khi đã có ý tưởng, đã hiểu khách hàng, đã có bảng thông số; và nằm trước khi ngồi vẽ chi tiết từng chi tiết máy. Đây là khúc rẻ nhất để sai và đắt nhất nếu để sai lọt qua.
Concept là hình hài ban đầu của sản phẩm, một bản mô tả sơ lược và xấp xỉ. Nó có thể là loại chạy được, tức là hoạt động gần như sản phẩm thật sau này, kiểu các mẫu thử vật lý. Nó cũng có thể là loại không chạy được, chỉ tả hình hài thôi: bản vẽ, mô hình ba chiều trên máy, một khối mô hình dựng tay. Thứ mà các hãng xe hay mang ra triển lãm rồi gọi là xe concept chính là dạng này ở mức công phu, chạy được, nhưng chưa phải hàng bán ra thị trường.
Việc dựng concept, so với cả dự án, tốn không nhiều tiền. Chính vì rẻ nên nếp làm đúng là dựng thật nhiều rồi mới chọn, chứ không phải dựng đúng một cái rồi bảo vệ nó tới cùng.
Bước đầu tiên là làm rõ vấn đề. Nhóm lôi lại bản nhiệm vụ của dự án, danh sách nhu cầu khách hàng, bảng thông số đã lập, đọc lại một lượt để mọi người cùng đứng trên một nền hiểu biết. Với sản phẩm có nhiều cụm chi tiết, việc quan trọng ở bước này là phân rã: chẻ sản phẩm thành mấy khối chức năng, giống như chẻ một bài toán lớn thành mấy bài toán nhỏ dễ giải hơn. Bộ đèn pha kia, chẻ ra, có khối nguồn và mạch điều khiển, khối phát sáng, khối tản nhiệt, khối vỏ và gá lắp, khối quang học hắt sáng đúng hướng. Một cách chẻ khác là bám theo chuỗi hành động của người dùng: mở hộp, bắt gá lên tường, đấu điện, chỉnh góc chiếu, thay bóng khi hỏng. Cách nào cũng được. Không có lời giải chính xác duy nhất ở đây, làm kỹ là đủ, đừng đòi một sơ đồ hoàn hảo.
Bước thứ hai gọi là tìm bên ngoài. Ý nó rất mộc: trước khi ngồi nặn óc, hãy xem thiên hạ giải bài này chưa. Tìm trên mạng, tra các cơ sở dữ liệu sáng chế, đọc tài liệu kỹ thuật. Mổ sản phẩm của đối thủ ra xem người ta xử lý cụm tản nhiệt thế nào, gá lắp ra sao, chỗ nào mình học được, chỗ nào mình làm hơn được. Hỏi chính những người đang dùng đèn hằng ngày, thợ điện lắp đặt chẳng hạn, vì họ có đủ chuyện bực mình để kể. Hỏi chuyên gia hẹp, một người chuyên về nhiệt hoặc về quang, nhiều khi gỡ cho nhóm cả tháng loay hoay. Một lưu ý phải nhớ: cái gì học được thì học, nhưng có những kết cấu và công nghệ đã được bảo hộ, không bê nguyên vào sản phẩm mình được.
Bước thứ ba là tìm bên trong, tức là đội tự đẻ ra giải pháp. Mục tiêu ở đây không phải tìm ngay cái đúng, mà là mở ra thật rộng một không gian giải pháp cho từng khối chức năng. Vỏ đèn thì nhôm đúc, nhựa kỹ thuật, hay thép sơn tĩnh điện. Tản nhiệt thì cánh nhôm liền vỏ, ống dẫn nhiệt, hay lỗ thoát khí đối lưu. Chống nước thì gioăng ép, keo, hay kết cấu chồng mí. Mỗi khối vài ba đường, càng nhiều càng tốt, chưa vội phán cái nào hay.
Bước thứ tư là khảo sát hệ thống, tức là bắt đầu thu hẹp. Có một công cụ đơn giản gọi là cây công nghệ, vẽ ra dạng nhánh cây để nhìn thấy các lớp công nghệ khả dĩ, rồi khoanh nhanh nhánh nào dùng được với năng lực xưởng mình, nhánh nào bỏ. Sau khi cắt thô bằng cây công nghệ, phần còn lại có thể sàng thêm bằng cách liệt kê ưu nhược từng giải pháp. Xong bước này, việc còn lại là ghép: mỗi tổ hợp giải pháp đúng đắn cho các khối chức năng sẽ cho ra một concept. Thường nhóm nên có trong tay khoảng mươi, mười lăm mẫu để đem ra so, dự án nhỏ thì ít hơn.
Rồi đến việc khó: chọn lấy một. Doanh nghiệp không đủ người, đủ tiền để theo đuổi tất cả cùng lúc. Mà chọn thì không dễ, vì các concept còn rất khái quát, căn cứ chưa rõ ràng, và kết quả lại phải làm cả nhóm tâm phục.
Trong thực tế có bốn nếp chọn hay gặp. Nếp thứ nhất là đưa hết ra ngoài cho khách hàng, đối tác hay đơn vị tư vấn chọn giúp: khách quan, nhưng người trong nhóm không biết họ chọn dựa trên cái gì. Nếp thứ hai là đưa cho lãnh đạo, ai to nhất người ấy quyết: rõ trách nhiệm, nhưng phụ thuộc vào ý một người và làm thui chột đội ngũ. Nếp thứ ba là cả nhóm biểu quyết theo cảm giác rằng cái này trông ổn hơn: nhanh, và gần như không có cơ sở nào. Nếp thứ tư khá hơn, là cùng nhau liệt kê điểm mạnh điểm yếu từng phương án rồi bàn. Nhưng đó vẫn là định tính, và khi hai phương án đều có nhiều điểm mạnh thì lại quay về tranh luận. Cái tường năm bản vẽ ở đầu bài rơi đúng vào nếp thứ hai, pha một chút nếp thứ ba.
Muốn khách quan hơn, cần một cách định lượng. Trong nghề có một công cụ dạng bảng, quen gọi là ma trận quyết định hay bảng Pugh, dùng để chấm các concept theo một bộ tiêu chí có mức quan trọng khác nhau rồi so tổng điểm. Công dụng thật của nó không nằm ở con số cuối cùng, mà nằm ở chỗ nó buộc cả nhóm phải nói ra trước mặt nhau: chúng ta đang coi trọng điều gì, giá thành hay độ bền hay tính dễ lắp, và coi trọng đến mức nào, trước khi nhìn vào phương án. Nó cũng để lại một vệt hồ sơ, để hai năm sau người làm dự án khác mở ra vẫn hiểu vì sao ngày ấy chọn như vậy. Cách dựng thang điểm, cách đặt trọng số cho tử tế, cách xử lý khi các phương án chấm ra điểm sàn sàn nhau là phần cần học và thực hành kỹ hơn; ở bài nhập môn này, chỉ cần biết có công cụ đó và nó dùng để làm gì.
Còn một ý nữa hay bị bỏ quên. Chọn concept không phải là chọn một cái rồi vứt phần còn lại vào sọt. Trong những phương án thua điểm thường có vài chi tiết rất hay, và việc của nhóm là nhặt chúng ra, ghép bổ sung vào phương án được chọn để có bản tối ưu cuối cùng. Nếu nhóm đèn LED kia làm được điều đó, họ đã có bộ vỏ gọn của phương án giữa và cái cánh tản nhiệt của phương án bị loại, từ ba tuần trước.
Còn ở xưởng mình, lần gần nhất chốt một phương án sản phẩm, anh chị đã viết ra trên giấy bộ tiêu chí để chấm chưa?